Technische Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen:

Datenextraktion mit Hilfe des SAP-Standard-Tools DART (Data Retention Tool)

DART ist ein SAP-Standard-Tool, das alle Belege aus der Finanzbuchhaltung (FI-Belege) extrahiert und alle dazugehörigen Belege der Geschäftsprozesskette und stellt somit den Belegnachweis sicher. Unabhängig von den FI-Belegen werden die Daten der Anlagenbuchhaltung extrahiert.
Im Rahmen der Extraktion werden Bewegungsdaten aus den SAP-Modulen und die dazugehörigen Stammdaten exportiert. Durch Selektion der Kostenrechnungsdaten werden auch die Projektsystemdaten berücksichtigt. SAP hat, in Abstimmung mit SAP-Kunden und der DSAG (Deutschsprachige SAP Anwendergruppe) im DART eine Sammlung von Segmenten und Exportstrukturen hinterlegt, womit steuerlich relevante Daten definiert sind, die in die Extraktdatei geschrieben werden. Die Extraktdatei beinhaltet neben den Dateninhalten auch Feldbeschreibung und Feldlänge. Kundeneigene und steuerlich relevante SAP-Tabellen können ebenfalls mit dem SAP DART berücksichtigt werden.


Schritt 1.

Überprüfung und Installation der aktuellen DART-Version (mindestens DART-Release 2.4).


Schritt 2.

Konfiguration der DART-Einstellungen für die Datenextraktion und testweise Extraktion der Daten mittels DART.


Schritt 3.

Produktive Extraktion der Daten gemäß Selektion nach Buchungskreis und Geschäftsjahr (weitere Einschränkung nach Buchungsperiode bei hohem Datenvolumen möglich). Bei der Extraktion der Daten sind alle Geschäftsjahre der Buchungskreise zu extrahieren, da eine Nachbildung der Bilanz nur mit den Daten aller Geschäftsjahre möglich ist.


Schritt 4.

Bereitstellen der DART-Datenextrakte für den Import ins GDPdU-Warehouse auf einem geeigneten Medium.


Schritt 5.

Erstellen aller steuerlich relevanten Berichte aus dem SAP-System als Template (Berichtsvorlage) für die Nachbildung der Berichte im GDPdU-Warehouse. Hierzu gehören u.a. Bilanz + GuV, Summen-Saldenlisten für Sachkonto, Kreditoren und Debitoren, Debitoren- und Kreditoren-OPs.


Hinweis: Die Bereitstellung der Daten ist mit der Extraktion der Daten für das SAP abgeschlossen, die für die Betriebsprüfung erforderliche View-Erstellung erfolgt „nicht“ im SAP-System. Dieses erfolgt mittels GDPdU-Warehouse und nicht im SAP Audit Format sondern im, von den Finanzbehörden geforderten, Beschreibungsstandard.


GDPdU-Warehouse





Der Import der DART-Datenextrakte erfolgt über eine eigen entwickelte SAP-Schnittstelle ins GDPdU-Warehouse. Mittels der bereitgestellten Daten, werden die Formate und Längen der Daten automatisch ermittelt und im Data-Warehouse (Datenbank) abgelegt.





Darüber hinaus können im GDPdU-Warehouse Import- / Exportfilter als auch Definitionen zur Datenkonvertierung (Quellformat zu Zielformat) manuell konfiguriert werden.





Nach Abschluss des Datenimports werden mit Hilfe des Berichtsgenerators (Reporting Services) die aus SAP gezogenen Berichte geschäftsjahresweise nachgebildet.





Neben den Summen- und Saldenlisten, den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren stellen die Bilanz + GuVs für die Reports-Entwickler/ Consultants eine besondere Herausforderung für die Umsetzung dar, da die Berichtsstrukturen und deren zugrunde liegenden Berechnungen äußerst komplex werden können und die SAP-Logik mit Hilfe des Berichtsgenerators nachzubilden ist.





Erschwerend kommt hinzu, dass die Bilanzen + GuVs für die SAP-Buchungskreise oftmals von stets unterschiedlicher Struktur sind und daher erstellte Berichte nur selten als Template für weitere Berichte / Mandanten genutzt werden können. Mit Hilfe aufwändiger Berechnungen und Recherche durch den jeweiligen Entwickler, gehen nahezu alle Berichte auf den Cent genau auf.