GDPdU-Warehouse - Bereiche

Glossar

GDPdU-Warehouse - Funktionen und Datenbewirtschaftung.

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Funktion	Beschreibung
1.1 Allgemein	Als Ursprungs-System eignet sich jedes System, das in irgendeiner Form strukturierte Geschäftsdaten enthält. In der Regel sind dies Finanzbuchhaltungs-, Faktura-, Warenwirtschafts- und Personalwirtschaftssysteme. Allerdings sind manchmal auch die Daten aus Vor- oder Nachsystemen steuerlich relevant, so z.B. die Datensätze eines Zeiterfassungssystems oder eines Projektmanagementsystems. Auch Excel-Dateien könnten steuerlich relevante Daten enthalten, z.B. wenn damit Reisekostenabrechnungen erstellt werden. Alle diese Daten müssen dem Betriebsprüfer auf Anforderung überlassen werden (Z1, Z2, Z3-Zugriff). Es ist daher sinnvoll, wenn die Daten aus diesen Systemen an einem zentralen Ort gesammelt werden, so dass eine Beauskunftung ohne Störung des produktiven Betriebes möglich ist.
1.2 Produktive Systeme	Während er Betriebszeit vieler produktiver Systeme (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft) sammeln sich Daten aus verschiedenen Geschäftsjahren innerhalb der Datenbank des Systems an. Ab einem bestimmten Füllgrad der Datenbank sinkt die Performance des produktiven Systems merklich ab. Eine Lösung dieses Problems besteht meistens darin, die Daten vergangener Geschäftsjahre aus der Datenbank auszulagern, so dass der freie Datenbank-Speicherplatz vergrößert wird. Durch die Auslagerung der Daten aus der produktiven Datenbank entsteht aber das Problem der nicht mehr gegebenen Zugriffsmethoden Z1 und Z2 (unmittelbarer und mittelbarer Zugriff) des Betriebsprüfers. Steht eine Betriebsprüfung an, müssen die Daten der zu prüfenden Geschäftsjahre wieder in das produktive System zurückgeladen werden, was in der Praxis jedoch häufig nicht mehr möglich ist. Gründe hierfür sind häufig kein ausreichender Platz in der Datenbank, da dieser ja durch die aktuellen Daten belegt ist und Programm-Updates des produktiven Systems, die in aller Regel auch die Datenbank-Struktur und damit die Daten an sich verändern. Dadurch lassen sich ältere Daten entweder überhaupt nicht mehr in die Datenbank laden, oder die älteren Daten können nicht mehr mit den neuen Programm-Funktionen angesprochen werden. Eine Lösung für dieses Problem ist die dauerhafte Auslagerung älterer Daten in ein geeignetes Beauskunftungssystem. Es besteht dann keine Notwendigkeit mehr, die Daten in ein produktives System zurück laden zu müssen und gleichzeitig ist der Zugriff nach Z1 und Z2 gewährleistet.
1.3 Altsysteme	Nicht mehr produktive Systeme, die noch steuerlich relevante Datenbestände enthalten, müssen laut GDPdU weiterhin für Prüfungszwecke zur Verfügung stehen und zwar mindestens über einen Zeitraum von 10 Jahren, der in der Praxis aber häufig 12-14 Jahre andauert. Im ungünstigsten Fall müssen also Lizenzen, Hardware, Software und letztendlich auch Know-how über diesen Zeitraum aufrechterhalten werden. Eine Lösung für dieses Problem ist die dauerhafte Auslagerung aller Daten eines Altsystems in das GDPdU-Warehouse. Damit dem Prüfer weiterhin die originalen Auswertungsmöglichkeiten des Altsystems zur Verfügung stehen, werden die am häufigsten genutzten Berichte und Auswertungen des Altsystems im GDPdU-Warehouse originalgetreu nachgebildet. Nach einem Funktions- und Summenvergleich kann das Altsystem dann abgeschaltet und vernichtet werden. Der Vorteil dieser Methode ist die Multiplikationsfähigkeit, denn das GDPdU-Warehouse kann Daten aus beliebigen Altsystemen aufnehmen, so dass die initialen Anschaffungs- und Projektkosten nur einmalig anfallen. Ein return on invest (ROI) findet sehr schnell statt, da die Einsparung von Lizenzkosten und Know-how für die Altsysteme die allgemeinen Betriebskosten stark senkt.
2. ETL-Prozess	Der ETL-Prozess (Extraktion, Transformation, Ladung) beschreibt die Extraktion der Daten aus einem beliebigen Ursprungssystem mit anschließender Umwandlung der Daten und Ladung in das Zielsystem. Die Umwandlung der Daten sorgt dafür, dass die Daten für die Ladung in das Zielsystem vorbereitet werden und behebt gleichzeitig Fehler in den Datenbeständen.Diese Aufgabe wird mit dem separaten ETL-Werkzeug „Transform On Demand“ durchgeführt, das in der Lage ist, nahezu jeden Datenbestand transformieren und bereinigen zu können. Ein Beispiel für ein nicht kompatibles Datum ist das so genannte Industrie-Datum, das im Format JJJTTT in vielen älteren Warenwirtschafts-/Fibu-Systemen gespeichert wird. Dabei steht das Kürzel JJJ für ein zwei- oder dreistelliges Jahr vom Basis-Jahr 1900 an gerechnet (z.B. 101 für 2001). Der zweite Teil des Datums repräsentiert den Tag im Jahr (z.B. 209 = 209. Tag des Jahres).Diese Datumsangaben können von der Prüfsoftware IDEA, die von den Finanzbehörden eingesetzt wird, nicht verarbeitet werden. Um dennoch eine maschinelle Auswertbarkeit zu ermöglichen, werden diese nicht kompatiblen Daten durch das ETL-Tool in ein standardisiertes Format umgewandelt (z.B. 12.08.2001).Eine vergleichbare Vorgehensweise wird auch angewendet, falls andere Daten transformiert werden müssen, so z.B. numerische Angaben mit nachgestellten Plus- oder Minuszeichen. Diese Daten werden in numerische Daten mit führendem Vorzeichen umgewandelt, da diese Syntax von IDEA verstanden werden kann. Sind die Daten entsprechend aufbereitet worden, werden sie in einem geeigneten Übergabe-Verzeichnis gespeichert, auf das durch die Import-Engine zugegriffen wird. Sie führt anschließend den Import der Daten durch.
3. GDPdU-Warehouse	Das GDPdU-Warehouse ist ein Data-Warehouse auf Basis des Microsoft SQL Server 2005, das um bestimmte Funktionalitäten erweitert wurde. Um den Anforderungen der GDPdU und der GoBS gerecht zu werden, wurden normierte Import- und Exportfunktionen hinzugefügt, die den Import, die Validierung und den Export der vorbereiteten Daten im Beschreibungs-standard der Finanzverwaltung ermöglichen. Um die Import- und Exportfunktionen universell einsetzbar zu machen (z.B. auf Unix-Datenbankservern), wurden diese Funktionen in Java programmiert. Das GDPdU-Warehouse besteht aus drei Modulen, die zusammen eine Komplettlösung zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten und zur Beauskunftung von Business-Cases bilden. Mit Hilfe des GDPdU-Warehouse ist es möglich, alle gesetzlichen Anforderungen, die durch die seit dem Jahr 2002 gültigen Gesetzesänderungen bezüglich der Abgabenordnung (AO) und der GDPdU begründet sind, mit einem einzigen integrierten System zu erfüllen.Die drei Module des GDPdU-Warehouse sind: Imporrt-Engine Export-Enginer MS SQL Server 2005 Jedes dieser Module setzt sich aus einer oder mehreren Komponenten zusammen.Die Hauptkomponente, der Microsoft SQL Server 2005, setzt sich aus der eigentlichen Datenbank und drei integrierten Diensten zusammen. Diese Dienste sind: Integration Services Reporting Services Analysis Services

3.1 Import-Engine	Die Import-Engine des GDPdU-Warehouse erweitert die Standard-Funktionalitäten der Integration Services des MS SQL Servers 2005 um die Möglichkeit, Daten im genormten Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung importieren zu können. Die Daten sind dabei so aufbereitet, dass sie in mehreren ASCII-Dateien vorliegen, deren Datenfelder durch eine Beschreibungsdatei im XML-Format definiert werden.Diese Beschreibungsdatei wird im ersten Schritt durch die Import-Engine gelesen und interpretiert. Es erfolgt eine Überprüfung der Sprachsyntax der Beschreibungsdatei und eine Validierung der Datenfelder und Datentypen. Stimmen die Angaben in der Beschreibungsdatei nicht mit den eigentlichen Daten überein, wird durch die integrierte Validator-Komponente der Import-Engine eine aussagekräftige Fehlermeldung ausgegeben. Der Administrator des Systems kann anhand dieser Meldung und der Einträge in der Log-Datei die Daten und die Beschreibungsdatei so verändern, dass eine 100%-ige Kompatibilität zum Standard gegeben ist. Sind alle Fehler behoben, beginnt der Import-Prozess. Treten während des Imports logische Fehler innerhalb der Daten auf, werden aussagekräftige Fehlermeldungen in das Import-Protokoll geschrieben, die später bei der Berichtigung der Daten helfen können. Nach der Korrektur der Daten kann der Importvorgang an der Stelle des Fehlers fortgesetzt werden. Dies spart Zeit, besonders bei umfangreichen Datenmengen.
3.2 Export-Engine	Im Gegensatz zum Import-Prozess, bei dem alle Daten eines Ursprungssystems in das GDPdU-Warehouse übernommen werden sollen, müssen die Daten beim Export selektiert werden können. Da der Betriebsprüfer keinem Verwertungsverbot für fälschlicherweise überlassene Daten unterliegt, ist es die alleinige Verantwortung des Steuerpflichtigen, dafür zu sorgen, dass nur die für die Prüfung absolut notwendigen Daten übergeben werden. Ansonsten kann schnell ein unerwünschtes „Mehrergebnis“ drohen. Um die Abgrenzung der Daten während des Exports vornehmen zu können, verfügt die Export-Engine über zahlreiche Filtermöglichkeiten, mit denen die Daten zum Beispiel nach Mandant, Gesellschaft, Zeitraum und Art der Prüfung eingeschränkt werden können.Aber auch andere Filterkombinationen sind möglich, sie hängen lediglich von der Beschaffenheit der Daten ab. Sind alle Filter-Kriterien gesetzt, beginnt der Export der Daten in ein vorher angegebenes Verzeichnis. Dabei werden die ASCII-Dateien und die Beschreibungsdatei neu erzeugt, nachdem die erforderlichen syntaktischen und semantischen Prüfungen durchgeführt wurden. Damit ist sicher gestellt, dass die Daten ohne Probleme in die Prüfsoftware „IDEA“ der Finanzverwaltung eingelesen werden können. Anschließend können die Daten auf einem beliebigen Datenträger an den Betriebsprüfer ausgehändigt werden.
3.3 Microsoft SQL Server 2005	Der SQL Server 2005 stellt das Herzstück der Lösung dar. Er beinhaltet die eigentliche Datenbank, die Integration-, Analysis- und Reporting-Services. Ein großer Vorteil des Microsoft SQL Servers ist seine garantierte Upgrade-Fähigkeit, auch über einen Zeitraum von Jahrzehnten hinweg. Da die Daten mitunter sehr lange vorgehalten werden müssen, wird ein Basis-Produkt benötigt, das über einen langen Zeitraum auf sich verändernder Hardware upgradefähig sein muss. Zusätzlich müssen sich die Lizenzgebühren in einem guten Verhältnis zum Nutzen bewegen. Beides ist mit dem SQL Server 2005 gegeben. Die Datenbank wird weder nach Speicherplatz noch nach Nutzungszeit lizenziert, so dass nach der einmaligen Anschaffung der Lizenzen keine Kosten im laufenden Betrieb mehr anfallen. Eine Ausnahme bilden hierbei nur die Upgrades, die in einem Intervall von ca. 4-5 Jahren durchgeführt werden müssen, um den Technologiesprüngen folgen zu können.
3.3.1 Integration Services	Die Integration Services des MS SQL Server 2005 bilden die Grundlage für die Import-Engine. In ihnen sind die Basis-Funktionalitäten enthalten, die zum Import von Daten erforderlich sind. Liegen Daten nicht im Beschreibungsstandard vor, können sie mit Hilfe der Integration Services trotzdem importiert werden. Dies bezieht sich zum Beispiel auf andere Datenbanken, ODBC-Quellen und Excel-Dokumente. Die Daten aus diesen Quellen können anschließend durch die Export-Engine wieder exportiert werden, wodurch eine automatische Format-Umwandlung in den Beschreibungsstandard gegeben ist.
3.3.2 Analysis Services	Mit Hilfe der Analysis Services können Berichte und Auswertungen vorbereitet werden. Meistens sind zur Anzeige eines Berichtes vorbereitende Berechnungen notwendig, die zum Beispiel eine Gruppierung oder Verdichtung von Daten und Zahlen durchführen. Diese Berechnungen erfolgen mit Hilfe der Analysis Services. Eine weitere Funktion der Analysis Services ist die Möglichkeit, Ad-hoc Abfragen durchführen zu können. Möchte ein Prüfer beispielsweise eine Auswertung erstellen, die bisher nicht als Bericht zur Verfügung stand, kann er dies mit Hilfe der Analysis Services tun, ohne das Programmieraufwand erforderlich ist.
3.3.3 Reporting Services	Der MS SQL Server beinhaltet ein mächtiges Berichtswesen, mit dem alle Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt werden können. Hierzu gehört unter anderem die Nachbildung der originalen Berichte der Ursprungssysteme, wie zum Beispiel Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Summen-/Salden- und Offene Posten-Listen. Dem Betriebsprüfer steht allerdings auch die Möglichkeit der Erzeugung von Ad-hoc-Berichten zur Verfügung. Die Reporting Services lassen sich zusätzlich für die interne Beauskunftung nutzen. Dies ist in der Regel dann erforderlich, wenn das Ursprungssystem in absehbarer Zeit abgeschaltet werden soll, aber noch über diesen Zeitraum hinaus bestimmte Auswertungen und Berichte für den betrieblichen Ablauf benötigt werden. In der Regel gilt dies für alte Inkasso-Verfahren oder für Langzeit-Beauskunftung, wie zum Beispiel Rezepturverwaltungen oder Teilelisten.