GDPdU-Warehouse

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Beschreibung

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Grundlagen

Aufgrund der immer kleineren Lebenszyklen von Hardware- und Softwaresystemen, Abkündigungen von ERP-Lösungen oder Merge & Acquisition kommt es oft zu System-Migrationen. Da es technisch nicht immer möglich ist, sowohl die Stamm- als auch die Bewegungsdaten vollständig zu migrieren, müssen die Altsysteme im Zeitraum der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen beibehalten werden. Darüber hinaus muss die Erfüllung der Z1-, Z2-, Z3-Zugriffsarten gewährleistet sein. Die notwendige Erhaltung des ERP-Altsystems zieht erhebliche Kosten im Zeitraum von mindestens 10 Jahren (in der Praxis oft länger) nach sich. Ein Parallelbetrieb beider IT-Systeme (Alt und Neu) stellt aus der technischen, organisatorischen und vor allem aus der betriebswirtschaftlichen Sicht keine echte Alternative dar. Die genannten Daten können mit dem GDPdU-Warehouse aufbewahrt bzw. archiviert und die Altsysteme abgeschafft werden.

Aufbau des GDPdU-Warehouse

Das GDPdU-Warehouse besteht aus drei Modulen, die zusammen eine Komplettlösung zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten und zur Beauskunftung von Business-Cases bilden. Mit Hilfe des GDPdU-Warehouse ist es möglich, alle gesetzlichen Anforderungen, die durch die seit dem Jahr 2002 gültigen Gesetzesänderungen bezüglich der Abgabenordnung (AO) und der GDPdU begründet sind, mit einem einzigen integrierten System zu erfüllen.

Die drei Module des GDPdU-Warehouse sind:

Import-Engine
Export-Engine
MS SQL Server 2005.

Jedes dieser Module setzt sich aus einer oder mehreren Komponenten zusammen. Die Hauptkomponente, der Microsoft SQL Server 2005, setzt sich aus der eigentlichen Datenbank und drei integrierten Diensten zusammen.

Diese Dienste sind:

Integration Services
Reporting Services
Analysis Services.

Hinzu kommen speziell entwickelte Software-Komponenten, die die spezifischen Anforderungen der GDPdU durch fortgeschrittene Funktionalitäten erfüllen.

Funktionsweise der Module

Datenbank

Die Datenbank bildet das Herzstück des GDPdU-Warehouse. Sie dient zur Archivierung der Daten aus produktiven und Alt-Systemen (z.B. altes Fibu-System), nachdem diese extrahiert worden sind. Dabei werden die Daten in den originalen Tabellen-Strukturen der Ursprungs-Systeme abgelegt, allerdings mit angepassten Datenformaten, die dem offiziellen Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung entsprechen. Diese Ablage-Struktur ermöglicht die einfache Nachbildung von Auswertungen und Berichten, die mit den Auswertungen des Ursprungs-Systems identisch sind.
Als Datenbank-System wird der weit verbreitete Microsoft SQL-Server 2005 verwendet.

Import-Engine

Die Import-Engine ist eine Komponente des GDPdU-Warehouse, die die Daten vor dem Import in die Datenbank überprüft (validiert). Dabei werden Fehler in den Daten erkannt und dem Benutzer gemeldet, so dass eine Bereinigung der Daten erfolgen kann. Anschließend werden die Daten durch die Import-Engine in die Datenbank geladen und stehen dort für Beauskunftungs- und Auswertungszwecke zur Verfügung. Optionale Elemente der Import-Engine sind eine ODBC-Schnittstelle und ein ETL-Tool für den Daten-Import aus verschiedenen Datenquellen.

Export-Engine

Die Bereitstellung der Daten für den Betriebsprüfer erfolgt durch die Export-Engine. Sie exportiert die Daten im offiziellen Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung. Bei diesem Vorgang können die Daten nach Mandant, Geschäftsjahr und Art der Betriebsprüfung eingeschränkt werden, so dass dem Prüfer nur die für die Prüfung absolut notwendigen Daten zur Verfügung gestellt werden können. Dies entspricht der gesetzlichen Forderung des Zugriffs nach der Methode „Z3“. Optional können die Daten vor der Speicherung auf dem Datenträger nach dem durch das BSI empfohlenen Verschlüsselungs-standard verschlüsselt werden.

Reporting Services

Mit Hilfe der Reporting Services können die steuerlich relevanten Informationen dem Prüfer so zur Verfügung gestellt werden, wie dies auch im Ursprungs-System möglich wäre. Die Reporting Services ermöglichen es, Berichte und Auswertungen so zu gestalten, dass sie den originalen Vorlagen eines Alt-Systems oder eines produktiven Systems entsprechen.
Durch die Reporting Services werden die gesetzlich geforderten Zugriffsmethoden „Z1“ und „Z2“ realisiert.

Integration Services / Analysis Services

Diese Dienste sorgen für den korrekten Import von Daten, die nicht im Beschreibungsstandard vorliegen und für die Vorbereitung der Daten zur Anzeige in den Berichten.

Zusammenfassung

Das GDPdU-Warehouse kann einerseits als Aufbewahrungs- bzw. Archivsystem für die steuerlich relevanten Daten eines Unternehmens dienen, andererseits ist mit ihm auch die Beauskunftung von historischen Geschäftsvorgängen (Rechtsfälle, Inkasso, o.ä.) möglich. Nach Überführung der Daten in das GDPdU-Warehouse und Nachbildung der wichtigsten Auswertungen und Berichte können die Altsysteme abgeschaltet werden.

Zusätzlich kann das GDPdU-Warehouse produktive Systeme entlasten, deren Datenbanken im Laufe der Zeit stark angewachsen sind und die dadurch an Leistungsfähigkeit verloren haben. Eine Lösung ist hier die Auslagerung vergangener Geschäftsjahre in das GDPdU-Warehouse, um die produktiven Datenbanken zu verkleinern.

Weitere Vorteile des GDPdU-Warehouse sind:

Kostengünstige MS SQL 2005
Integrierte Tools in SQL Server 2005
Kurze Implementierungszeiten
Geringer Schulungsaufwand
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
Ausbau zum Data-Warehouse möglich
Einheitliche Auskunftsplattform
Möglichkeit der Abschaltung von Altsystemen
Aufrechterhaltung von Know how für Alt-Systeme nicht mehr notwendig
Einsparung von Soft- und Hard-warepflegekosten für Altsysteme.
Verschlüsselung der Z3-Daten