Im Wesentlichen handelt es sich bei den GDPdU¹ um die Angleichung der Methoden der Finanzbehörden an die seit Jahren gängige Praxis der elektronischen Datenverarbeitung in den Unternehmen. Eingeführt wurde die elektronische Außenprüfung mit der Änderung der §§ 146, 147 und 200 der Abgabenordnung (AO) zum 1. Januar 2002 durch das "Steuersenkungsgesetz" vom 23. Oktober 2000 (BGBl, S. 1433). Damit ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, für alle ab dem 1. Januar 2002 beginnenden Außenprüfungen auf die Datenbestände durchführungspflichtiger Unternehmen zuzugreifen. Zu der bisher üblichen Prüfungspraxis, die vorsah dem Prüfer alle notwendigen Unterlagen in Papierform zur Verfügung zu stellen, tritt zusätzlich die Möglichkeit zur Prüfung der digitalen Daten eines Unternehmens. Dabei kann der Prüfer zwischen drei verschiedenen Zugriffsmethoden wählen und sie sogar auch wahlfrei miteinander kombinieren. Die drei Zugriffsmethoden sind:

Um diese drei Zugriffsmethoden zu realisieren, sind in der Praxis diverse Vorbereitungsschritte im Rahmen eines Projektes durchzuführen, die in Ihrer Komplexität meistens unterschätzt werden. Zu diesen Vorbereitungsschritten zählen in der Regel:

Da die Betriebsprüfer das Recht haben, auf alle steuerlich relevanten, digitalen Daten seit dem 01.01.2002 zuzugreifen, müssen Maßnahmen getroffen werden, die rückwirkend bis zu diesem Termin die Bereitstellung gewährleisten. Dies betrifft besonders auch Alt-Systeme, die nach diesem Stichtag abgeschaltet wurden oder die demnächst abgeschaltet werden sollen.


¹GDPdU oder „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen".