Bedingt durch den sehr hohen Grad der Globalisierung kommt es immer häufiger zu
Acquisitionen und
Veräußerungen von Teilen bzw. gesamten Unternehmen. Im Rahmen von
Merge & Acquisition müssen auch die steuerlich relevanten Daten entsprechend mit übernommen werden. Bei einem Unternehmensverkauf kann es u.a. zu folgen Sachverhalten kommen:
- Die überlassenen steuerlich relevanten Daten und die dazugehörige ERP-Lösung passen technologisch und organisatorisch nicht in die ERP-Landschaft des Käufers. D.h. es handelt sich um unterschiedliche ERP-Lösungen von unterschiedlichen Anbietern und unterschiedliche Datenformate. Die genannten Daten können nur mit erheblichem Aufwand oder gar nicht auf das ERP-System des Käufers migriert werden.
- Bei den überlassenen steuerlich relevanten Daten handelt es sich um Daten eines Mandanten bzw. um einen Buchungskreis, ohne dazugehörige ERP-Lösung.
- Die überlassenen steuerlich relevanten Daten passen technologisch aber nicht organisatorisch (z.B. unterschiedliche Kontenrahmen und Prozesse) in die ERP-Landschaft des Käufers. Die genannten Daten können nur mit erheblichem Aufwand oder gar nicht auf das ERP-System des Käufers migriert werden.
- Die überlassenen steuerlich relevanten Daten sollen nach geltendem Recht nur archiviert und aufbewahrt werden (u.a. HGB, AO, GDPdU, GoBS, etc.), ohne sie in das ERP-Produktivsystem des Käufers zu migrieren.
- Zugekaufte Unternehmen mit den zugehörigen ERP-Systemen (z.B. SAP, MS Navision DAV)
- Steuerlich relevante Daten vom ERP-System werden in das GDPdU-Warehouse migriert
- Beauskunftung (Z1, Z2) und Datenträgerüberlassung (Z3)
- Verfahrensdokumentation gemäß GoBS der Migration mit dem DocSetMinder®
Die notwendige Erhaltung des ERP-Altsystems in den genannten Sachverhalten zieht erhebliche Kosten im Zeitraum von mindestens 10 Jahren (in der Praxis oft länger) nach sich. U. a. sind das Kosten für:
- Hardware
- Betriebssystem
- ERP-Lösung
- Wartungsverträge
- Betriebskosten, wie z. B. Klimaanlage, Strom, usw.
- Mitarbeiter (Verfügbarkeit des know-hows)
- Organisatorische Maßnahmen
Die genannten Kosten fallen für ein nicht produktives System an! Ein Parallelbetrieb beider IT-Systeme (Alt und Neu) stellt aus technischer, organisatorischer und vor allem aus betriebswirtschaftlicher Sicht keine echte Alternative dar.
Mit Hilfe von
GDPdU-Warehouse können die genannten Sachverhalte gelöst werden. Die Softwarelösung bietet u.a. folgende Vorteile:
- Extraktion und Prüfung der steuerlich relevanten Daten
- Archivierung der steuerlich relevanten Daten
- Sicherstellung der Verfügbarkeit aller steuerlich relevanten Daten über den gesamten aufbewahrungspflichtigen Zeitraum
- Sicher¬stellung der maschinellen Auswertbarkeit über diesen Zeitraum, unabhängig von Änderungen im Produktivsystem
- Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
- Beauskunftung und Datenträgerüberlassung (Z1, Z2, Z3)
- Konvertieren der Daten gemäß BMF-Beschreibungsstandard
- Abgrenzung der steuerlich relevanten Daten nach Geschäftsjahr und nach der Art der Betriebsprüfung
- Verschlüsselung der Z3-Daten (verschlüsselte Datenträger für BP)
- Abschaltung von Alt-Systemen
- Aufrechterhaltung von Know-How für Alt-Systeme ist nicht mehr notwendig
- Vereinfachung der Organisation im ERP-Umfeld
- Bereitstellung der Daten aus ERP-Altsystemen zur internen Beauskunftung
- Basierend auf MS SQL 2005 und MS SQL BI-Werkzeugen
- Kurze Implementierungszeit
- Geringer Schulungsaufwand
- Signifikante Kosteneinsparung
